Gesellschaftsrecht
Eintragung ins Handelsregister nur mit ordnungsgemäßem Ladungsnachweis
Wer bei einer GmbH einen Geschäftsführer neu bestellen möchte, steht nicht selten vor der Herausforderung, die entsprechenden Beschlüsse ordnungsgemäß beim Handelsregister anzumelden. In Fällen, in denen nicht alle Gesellschafter an der Versammlung teilnehmen, stellt sich regelmäßig die Frage, welche Nachweise beigefügt werden müssen, damit das Registergericht die Eintragung akzeptiert. Mit Beschluss vom 20.02.2025 (Az. 22 W 4/25) hat das Kammergericht Berlin hierzu Stellung genommen und die Anforderungen an die Nachweisführung deutlich herausgearbeitet.
1. Sachverhalt
In dem vom KG Berlin entschiedenen Fall ging es um die Bestellung von zwei neuen Geschäftsführern. Die Bestellung erfolgte in einer Gesellschafterversammlung, zu der der Mehrheitsgesellschafter eingeladen hatte. Allerdings nahm ein Mitgesellschafter an dieser Versammlung nicht teil. Im Versammlungsprotokoll wurde lediglich pauschal festgehalten, dass alle Gesellschafter form- und fristgerecht zur Versammlung eingeladen worden seien. Ein konkreter Nachweis über die Einladung – etwa durch einen Posteinlieferungsbeleg oder eine Empfangsbestätigung – wurde dem Registergericht jedoch nicht vorgelegt. Dieses verweigerte daraufhin die Eintragung der neu bestellten Geschäftsführer ins Handelsregister. Gegen diese Entscheidung wurde Beschwerde eingelegt.
2. Entscheidung des Gerichts
Das Kammergericht wies die Beschwerde zurück und bestätigte die Auffassung des Registergerichts. Nach Ansicht des Gerichts ist der Nachweis über die ordnungsgemäße Einberufung der Gesellschafterversammlung zwingend erforderlich, wenn nicht alle Gesellschafter anwesend waren. Entscheidend sei dabei, dass das Registergericht ohne eigene Ermittlungen die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben beurteilen können muss – und dafür bedarf es konkreter, urkundlicher Belege. Der pauschale Hinweis im Versammlungsprotokoll, alle Gesellschafter seien frist- und formgerecht eingeladen worden, reiche hierfür nicht aus. Vielmehr sei ein tatsächlicher Nachweis erforderlich, etwa durch Einlieferungsbelege eines Einschreibens, Empfangsbestätigungen oder vergleichbare Dokumente. Fehlen solche Nachweise, könne das Registergericht nicht mit der gebotenen Sicherheit davon ausgehen, dass die Versammlung wirksam einberufen wurde – und damit auch nicht, dass die gefassten Beschlüsse wirksam sind.
Nur in den Fällen, in denen sämtliche Gesellschafter an der Versammlung teilnehmen und unter Verzicht auf Formen und Fristen für Einladung verzichten, kann auf einen förmlichen Ladungsnachweis verzichtet werden. Eine solche Vollversammlung muss jedoch ausdrücklich im Protokoll dokumentiert sein. Die Entscheidung unterstreicht die formale Strenge des Registerverfahrens und die Bedeutung eines transparenten, nachvollziehbaren Gesellschafterhandelns.
3. Fazit und Empfehlungen für die Praxis
Die Entscheidung des Kammergerichts Berlin macht deutlich: Eine wirksame Einladung zur Gesellschafterversammlung ist nicht nur gesellschaftsrechtlich bedeutsam, sondern auch formeller Bestandteil des Registerverfahrens – und muss bei nicht vollständiger Anwesenheit der Gesellschafter nachgewiesen werden. Fehlt dieser Nachweis, droht die Zurückweisung der Anmeldung durch das Registergericht und zwar selbst dann, wenn der Beschluss inhaltlich nicht zu beanstanden ist.
Einladungen zu Gesellschafterversammlungen sollten daher immer nachweisbar versendet werden, z.B. per Einschreiben-Einwurf. Die entsprechenden Nachweise sollten systematisch archiviert und im Bedarfsfall mit der Handelsregisteranmeldung eingereicht werden. Das Protokol zur Gesellschafterversammlung sollte präzise dokumentieren, welche Gesellschafter eingeladen wurden, auf welchem Wege dies geschah und wer tatsächlich erschienen ist. In Fällen, in denen alle Gesellschafter anwesend sind, kann auf einen Ladungsnachweis verzichtet werden – sofern der einstimmige Verzicht auf Form und Frist ordnungsgemäß im Protokoll vermerkt ist (sog. Vollversammlung).
Gerade bei sensiblen Beschlussgegenständen empfiehlt sich die rechtliche Begleitung von Gesellschafterversammlungen, insbesondere bereits bei der Erstellung von Ladungsschreiben um sämtliche gesetzlichen und gesellschaftsvertraglichen Vorgaben korrekt umzusetzen. Unsere Kollegen beraten umfassend zu sämtlichen gesellschaftsrechtlichen Themen, vor allem zu Gesellschafterstretigkeiten. Hier begleiten wir unsere Mandant*innen regelmäßig bei Gesellschafterversammlungen. Bei Beratungsbedarf sprechen Sie uns gerne an.
1. Sachverhalt
In dem vom KG Berlin entschiedenen Fall ging es um die Bestellung von zwei neuen Geschäftsführern. Die Bestellung erfolgte in einer Gesellschafterversammlung, zu der der Mehrheitsgesellschafter eingeladen hatte. Allerdings nahm ein Mitgesellschafter an dieser Versammlung nicht teil. Im Versammlungsprotokoll wurde lediglich pauschal festgehalten, dass alle Gesellschafter form- und fristgerecht zur Versammlung eingeladen worden seien. Ein konkreter Nachweis über die Einladung – etwa durch einen Posteinlieferungsbeleg oder eine Empfangsbestätigung – wurde dem Registergericht jedoch nicht vorgelegt. Dieses verweigerte daraufhin die Eintragung der neu bestellten Geschäftsführer ins Handelsregister. Gegen diese Entscheidung wurde Beschwerde eingelegt.
2. Entscheidung des Gerichts
Das Kammergericht wies die Beschwerde zurück und bestätigte die Auffassung des Registergerichts. Nach Ansicht des Gerichts ist der Nachweis über die ordnungsgemäße Einberufung der Gesellschafterversammlung zwingend erforderlich, wenn nicht alle Gesellschafter anwesend waren. Entscheidend sei dabei, dass das Registergericht ohne eigene Ermittlungen die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben beurteilen können muss – und dafür bedarf es konkreter, urkundlicher Belege. Der pauschale Hinweis im Versammlungsprotokoll, alle Gesellschafter seien frist- und formgerecht eingeladen worden, reiche hierfür nicht aus. Vielmehr sei ein tatsächlicher Nachweis erforderlich, etwa durch Einlieferungsbelege eines Einschreibens, Empfangsbestätigungen oder vergleichbare Dokumente. Fehlen solche Nachweise, könne das Registergericht nicht mit der gebotenen Sicherheit davon ausgehen, dass die Versammlung wirksam einberufen wurde – und damit auch nicht, dass die gefassten Beschlüsse wirksam sind.
Nur in den Fällen, in denen sämtliche Gesellschafter an der Versammlung teilnehmen und unter Verzicht auf Formen und Fristen für Einladung verzichten, kann auf einen förmlichen Ladungsnachweis verzichtet werden. Eine solche Vollversammlung muss jedoch ausdrücklich im Protokoll dokumentiert sein. Die Entscheidung unterstreicht die formale Strenge des Registerverfahrens und die Bedeutung eines transparenten, nachvollziehbaren Gesellschafterhandelns.
3. Fazit und Empfehlungen für die Praxis
Die Entscheidung des Kammergerichts Berlin macht deutlich: Eine wirksame Einladung zur Gesellschafterversammlung ist nicht nur gesellschaftsrechtlich bedeutsam, sondern auch formeller Bestandteil des Registerverfahrens – und muss bei nicht vollständiger Anwesenheit der Gesellschafter nachgewiesen werden. Fehlt dieser Nachweis, droht die Zurückweisung der Anmeldung durch das Registergericht und zwar selbst dann, wenn der Beschluss inhaltlich nicht zu beanstanden ist.
Einladungen zu Gesellschafterversammlungen sollten daher immer nachweisbar versendet werden, z.B. per Einschreiben-Einwurf. Die entsprechenden Nachweise sollten systematisch archiviert und im Bedarfsfall mit der Handelsregisteranmeldung eingereicht werden. Das Protokol zur Gesellschafterversammlung sollte präzise dokumentieren, welche Gesellschafter eingeladen wurden, auf welchem Wege dies geschah und wer tatsächlich erschienen ist. In Fällen, in denen alle Gesellschafter anwesend sind, kann auf einen Ladungsnachweis verzichtet werden – sofern der einstimmige Verzicht auf Form und Frist ordnungsgemäß im Protokoll vermerkt ist (sog. Vollversammlung).
Gerade bei sensiblen Beschlussgegenständen empfiehlt sich die rechtliche Begleitung von Gesellschafterversammlungen, insbesondere bereits bei der Erstellung von Ladungsschreiben um sämtliche gesetzlichen und gesellschaftsvertraglichen Vorgaben korrekt umzusetzen. Unsere Kollegen beraten umfassend zu sämtlichen gesellschaftsrechtlichen Themen, vor allem zu Gesellschafterstretigkeiten. Hier begleiten wir unsere Mandant*innen regelmäßig bei Gesellschafterversammlungen. Bei Beratungsbedarf sprechen Sie uns gerne an.
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